Kysely- sekä koulutus- ja tapahtumiin ilmoittautumisrekisterin tietosuojaseloste

Lasten Päivän Säätiön Kysely- sekä koulutus ja tapahtumiin ilmoittautumisrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin päävastuuhenkilö. 
Päävastuuhenkilön tehtävänä on antaa tarkempia tietoja koko rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista. 

Nimi
Telma Rivinoja
Osoite
Tivolikuja 1, 00510 Helsinki
PL 37, 00101 Hki
Muut yhteystiedot 
[email protected]

Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perusteena on oikeutettu etu. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, jotka ovat tai tulevat olemaan työsuhteessa rekisterinpitäjään tai he ovat rekisterinpitäjän entisiä työntekijöitä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilöstörekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi, sekä toiminnan kehittämiseksi. Rekisterissä olevia tietoja rekisterinpitäjä käyttää myös suorittaessaan niitä työntekijöitään tai entisiä työntekijöitään koskevia tehtäviä, jotka ovat sille lakien ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää pääsääntöisesti nimi, sähköposti, sukupuoli sekä yksikkö/tehtävätietoja. Tapahtuma, tilaisuus, kysely tai palautteenkeruukohtaisesti kerätään tarvittaessa myös muita tietoja. Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet
Pääasiallisesti rekisteröity syöttää tiedot itse järjestelmään. Kyselyissä, joissa käytetään henkilökohtaisia kyselylinkkejä, voidaan rekisteröidyn tarvittavia henkilötietoja esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite tai yksikkö/työtehtävätiedot tuoda suoraan Hyrrä HR- tietojärjestelmästä.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja missään vaiheessa siirrettäisiin EU:n ulkopuolelle, varmistaa palveluntarjoaja että henkilötietoja käsitellään tietosuoja – asetusten mukaisesti.

Rekisterin käyttö
Rekisteriä käytetään Lasten Päivän Säätiön järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin, koulutuksiin ilmoittautumisessa, tapahtumista ja koulutuksista viestimiseen sekä palautteiden keräämiseen. Rekisteriä käytetään myös erilaisten kyselyiden tekemisessä. Osa kyselyistä on anonyymeja, joista ei tallennu tunnistettavia henkilötietoja järjestelmään. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset Lasten Päivän Säätiön työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta tarve käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tilaisuuksiin tai tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan joissain tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille. Esimerkiksi nimitiedot ja tiedot erityisruokavaliosta, voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle, jotka osallistuvat tapahtumien järjestelyihin erityisruokavalion saatavuuden varmistamiseksi. Työvaatesovituksissa henkilötietoja luovutetaan myös Lindström Oy:lle työvaatepalvelun toteuttamiseksi. Tietoja luovutetaan vain sen verran, kun se on asioiden hoitamisen kannalta tarpeellista. Kolmannella osapuolella ei ole oikeutta käyttää henkilötietoja muihin tarkoituksiin, kuin mihin ne on alun perin tarkoitettu.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään järjestelmässä enimmillään yhden vuoden. Työntekijän osaamista mittaavien kyselyiden, kuten hygieniakoulutukseen liittyvän kyselyn tietoja, työntekijän henkilötietoja sen osana, voidaan säilyttää kuitenkin pidemmän aikaa. Tietoja voidaan siirtää myös työntekijän tietoihin Hyrrä HR -tietojärjestelmään, jossa niitä säilytetään vähintään kaksi vuotta siitä, kun työntekijän työsuhde on päättynyt.

Rekisteröidyn oikeuksista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä rekisteröidyn pyynnöstä joissain tapauksissa, kuten tilanteissa, joissa esimerkiksi oikeus saada jäljennös tiedoista vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Rekisteröity voi koska tahansa pyytää rekisterin hoitajilta tai vastuuhenkilöiltä, että hänen tietojaan korjataan. Tietojen korjaaminen on mahdollista esimerkiksi silloin, kun kyse on virheellisestä tiedosta. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä. Huomioithan kuitenkin, että henkilöstörekisterissä sinua koskevien tietojen täydellinen poisto ei ole mahdollista, mikäli henkilötietojen säilytysaika ja –velvollisuus on lailla säädetty ja/tai poistamisella voisi olla vaikutuksia toisen osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksia toteuttamiseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää omien tietojensa siirtämistä toiselle yritykselle, mikäli mahdollista. Työnantajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta ylläpitää yhteensopivia järjestelmiä muiden organisaatioiden kanssa. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus myös tietojensa käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteristä ei luovuteta ilman lupaa henkilötietoja tarkoitukseen, joka ei ole rekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksen mukaista.

Toimitathan pyynnön henkilöstörekisterin päävastuuhenkilölle kirjallisesti: [email protected]. Yksilöithän pyyntöösi aina mitä pyydät: tietojen tarkastamista, poistamista, korjaamista vai täydentämistä ja kirjoita haluamasi muutettava, poistettava tai täydennettävä merkintä mahdollisimman tarkasti. Esitäthän myös perustelut vaatimillesi muutoksille. Ethän lähetä sähköpostilla kuitenkaan arkaluontoisia henkilötietojasi, kuten henkilötunnusta tai terveystietojasi.

Jos emme voi toteuttaa pyyntösi perusteella henkilötietojasi koskevia toimenpiteitä, saat ilmoituksen asiasta viimeistään kuukauden kuluessa. Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, kerromme sinulle myös syyn.

Pyrimme aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ajantasaiset yhteystiedot löytyvät: 
https://tietosuoja.fi/yhteysti...