Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Lasten Päivän Säätiön sr työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä:

Nimi

Lasten Päivän Säätiö sr

Osoite

Tivolikuja 1, 00510 Helsinki

Rekisterin nimi

Lasten Päivän Säätiön sr työnhakijarekisteri

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilön tehtävänä on antaa tarkempia tietoja koko rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

 

Nimi

Elina Örthén

Osoite

Tivokuja 1, 00510 Helsinki

Muut yhteystiedot

elina.orthen@linnanmaki.fi

Hakemusta, työnhakua ja omia tietoja koskevat tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti rekisteristä vastaavalle työnantajalle eli rekisterinpitäjälle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekisterinpitäjän rekrytointi, jonka tavoitteena on hakijan ja työnantajan välinen työsopimus. Henkilötietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioinnissa ja valitsemisessa avoinna oleviin työtehtäviin. Käsittelyn peruste on työntekijähakijan tietojen käsittelylle antama suostumus.

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekrytointeihin osallistuvat Lasten Päivän Säätiön palveluksessa olevat henkilöt. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia. Tietoja voivat käsitellä erillisestä pyynnöstä myös Lasten Päivän Säätiön tai ulkoisen palvelun tarjoajan tekninen ylläpito esimerkiksi tilanteissa, joissa työnhakija haluaa käyttää oikeuksiaan tietojensa tarkastukseen, poistoon, siirtoon tms.

Työhakijarekisterin teknisenä alustana toimii LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. Palvelinympäristön LAURA Rekrytointi Oy:lle toimittaa Ficolo Oy. Laura Rekrytointi Oy sekä Ficolo Oy ovat suomalaisia palveluntarjoajia, joiden molempien sijaintipaikkana on Suomi. Videohaastattelujen (sis. hakemuslomakkeelle sijoitetut videokysymykset) toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka toimittaa Mobile CV Oy. Palvelujen välinen tiedonsiirto tapahtuu suojattuja yhteyksiä käyttäen. Työhaastatteluihin ilmoittautumisessa voidaan käyttää joissain tapauksissa Digitalbooker-järjestelmää ja haastatteluja voidaan toteuttaa lähihaastatteluiden sijaan tai lisäksi myös Microsoft Teamsin kautta.  

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä, LAURA™-palvelussa olevassa työnhakulomakkeesta, kerätään työpaikkahaastatteluissa ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään. Työhakemuksia vastaanotetaan joissain rekrytoinneissa myös sähköpostitse. Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:

1.     Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)

2.     Sukupuoli ja -syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)

3.     Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen sekä soveltuvuus)

4.     Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, työ- tai koulutodistus, kuva)

5.     Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot

6.     Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot

Hakemukset säilyvät LAURA™-palvelussa maksimissaan 14 kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä tai hakemuksen viimeisestä päivityksestä. Kun työpaikkahaastatteluihin ilmoittaudutaan Digital Booker -järjestelmän kautta, tallentuu järjestelmään työnhakijan nimi- ja yhteystiedot. Tiedot poistuvat 6 kk kuluessa niiden tallentamisesta. Sähköpostitse toimitetut hakemukset ja CV:t, työpaikkahaastatteluissa kirjatut muistiinpanot ja muu manuaalinen materiaali hävitetään 12kk jälkeen siitä, kun rekrytointipäätökset on tehty.

Osaa tiedoista käsitellään edellä mainittuja aikoja kauemmin tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi. Tällöin myös henkilötietoja kuten: Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), syntymäaika, mahdollinen työkokemus-, koulutus- sekä kielitaidot, siirretään LAURA™--palvelusta suoraan työnantajan henkilötietojärjestelmä Sympaan. 

Silloin kun työpaikkahaastattelu toteutetaan videohaastatteluna, on käytössämme Microsoft 365 Teams -työkalu. Emme nauhoita Microsoft Teamsin kautta pidettäviä työpaikkahaastatteluita. Haastattelijat kirjaavat haastatteluista kuitenkin muistiinpanoja. Haastattelukutsulinkin lähettämisen yhteydessä tallentuu haastateltavan sähköpostiosoite haastattelijan sähköiseen kalenteriin ja välimuistiin. Mikäli haastattelussa käytetään pikaviesti-toimintoa, tallentuu käyty keskustelu yleensä Teamsiin.

Haastateltavan kirjautuessa Teamsiin erikseen, saattaa kirjautumisen yhteydessä tallentua Teamsin audit logiin ip-osoite, henkilön sähköpostiosoite ja nimi. Audit logiin tallentuvat tiedot säilyvät 90 päivää, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään työntekijältä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekrytoinneissa, joissa on käytössä hakemuslomakkeelle sijoitettu videohaastattelukysymys tai kysymykset, tietoa siirretään RecRight-palvelun ja LAURA™-palvelun välillä.

Kun rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi, siirretään hänen henkilötietojaan kuten: Nimi- ja yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), syntymäaika, mahdollinen työkokemus-, koulutus- sekä kielitaidot, , LAURA™-palvelu:sta suoraan työnantajan henkilötietojärjestelmä Sympaan työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi.

Muutoin tietoja ei luovuteta Lasten Päivän Säätiön ulkopuolelle, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

LAURA™-palvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. LAURA™-palvelussa olevaa tietoa ei käsitellä LAURA Rekrytointi Oy:n toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä. Digital Booker järjestelmästä tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Myös Lasten Päivän Säätiön Microsoft 365:n tallentuvat tiedot sijaitsevat EU:ssa sijaitsevissa Microsoftin konesaleissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Järjestelmien kaikkia käyttäjiä ja rekrytointeihin osallistuvia sitoo vaitiolovelvollisuus. Manuaaliset rekisterit säilytetään suljetuissa tiloissa.

Sähköinen aineisto:

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Palveluntarjoaja (LAURA Rekrytointi Oy) vastaa rekisteriin (LAURA™-palvelu) tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Ficolon Oy:n konesali on fyysiseltä tietoturvaltaan erinomaisella tasolla, sillä se sijaitsee alun perin puolustusvoimien käyttöön louhitussa luolastossa.

Konesalissa on modernit turva- ja valvontaratkaisut, ja konesalille on myönnetty myös kansainvälinen ISO27001-tietoturvasertifikaatti. Palvelun tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla. Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella. Myös Digital Booker sekä Microsoft vastaavat järjestelmiensä teknisestä suojauksesta. Sähköpostilla toimitettu aineisto on suojattu palomuurein ja salasanoin. 

Rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa.

Oikeuksien toteuttaminen LAURA™-palvelun sähköiseen aineistoon tapahtuu sähköisesti joko LAURA™-palvelun hallintaliittymän avulla (hallintaliittymään kirjaudutaan hakemuksen tallentamisen yhteydessä muodostuneilla käyttäjätunnuksilla) tai mikäli tämä ei ole mahdollista, on rekisteröidyllä pääsy omiin tietoihinsa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. Manuaaliseen aineistoon, sekä muuhun sähköiseen aineistoon, rekisteröidyllä on pääsy olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Pääsy tietoihin:

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa.

LAURA™-palvelun tietojen tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla LAURA™-palvelun hallintaliittymään. Mikäli tietojen tarkastaminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle. Myös muun sähköisen tai manuaalisen omien tietojen tarkastamisesta, voi osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.

LAURA™-palvelussa tietojen oikaiseminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista tai oikaistava tieto on manuaalisessa aineistossa tai muussa sähköisessä aineistossa, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä).

LAURA™-palvelussa tietojen poistaminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta tai poistettava tieto on manuaalisessa aineistossa tai muussa sähköisessä aineistossa, voi rekisteröity osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.

Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietonsa siirtoa koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä tapahtuu olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterinpitäjään.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Kirjaamo: 029 566 6768

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palveluissa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

LAURA™-palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.

Evästeet

LAURA™-palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.